Modèle de document unique pour la sécurité des entreprise

Trouver un modèle de document unique qui vous convienne.

Toutes les entreprises ont l’obligation d’avoir un document unique afin d'assurer la  sécurité de leurs salariés. Effectivement, la réglementation en vigueur exige la détection et la hiérarchisation des risques relatives à chaque unité de travail de l’entreprise. C’est une démarche qui vise à optimiser le plus possible la protection des employés, et des tierces personnes qui travaillent avec l’entreprise.

 

Sur internet, il est possible de trouver de nombreux modèles de document unique. Mais parmi toutes ces possibilités, beaucoup ne se valent pas... Alors lequel choisir ? Et quels sont les critères à regarder ? 

Se décider pour le format : Word, Excel ou logiciel spécialisé

Il n’y a aucune obligation dans le choix du support pour l’édition du document unique. Ainsi, l’employeur qui est le responsable légal de l’élaboration du document et a le champ libre pour la mise en forme. En fonction de la taille de la structure ainsi que de la complexité de la démarche, il y en a qui choisissent Word alors que d’autre préfère Excel, pendant que d’autres encore font le choix d’utiliser des progiciels spécialisés.

 

Parmi ces différents modèles, lequel choisir ? Ce qui nous amène à faire une comparaison entre ces trois différents choix de format d’édition. 

Opter pour Word

Pendant la phase d’analyse des risques, il sera nécessaire de créer une grille pour lister et coter les risques. Il s’agit d’un tableau complexe pouvant contenir des données de calculs assez lourds. Notez bien que le document unique (ou plutôt l'évaluation des risques) peut être assimilé à une base de données. Si vous optez pour Word, il est possible qu’il ne soit pas adapté pour convenir aux besoins de calcul et de tri des données. Si c'est le logiciel que vous maîtrisez le mieux, osez sortir de votre zone de confort en regardant au moins la paragraphe sur Excel, vous gagnerez ainsi un temps précieux. Le but est de sortir un document fiable et pratique que vous comme n’importe quelle personne puisse utiliser facilement, rapidement pour la création, comme pour la mise à jour. 

Opter pour Excel

Il est possible que le choix d’utiliser Excel comme support soit optimal pour l’édition du document unique de sécurité. Les multiples fonctionnalités qu’il offre faciliteront grandement son utilisation. Sa manipulation étant assez facile, il permet de gagner du temps pour les calculs ce qui est un avantage non-négligeable. La gestion ainsi que le classement des données obtenues à partir de l’évaluation des risques seront mieux appréhendés. Comme il s'agit d'un logiciel de base, présent sur la quasi-intégralité des ordinateurs, de nombreuses TPE et PME ont fait le choix de l'utiliser. Ces modèles sont donc disponibles en nombre sur le net.

 

Mais attention, le système de cotation étant libre, les modèles en ligne peuvent avoir une efficacité variable. Privilégiez un document ayant fait ses preuves.

 

Opter pour un logiciel spécialisé

Faire le choix d’utiliser un logiciel spécialisé est une option assez attrayante. Dans ce cas, vous pouvez optez pour l'une de ces deux possibilités :

 

L’entreprise devra investir dans la conception du logiciel. S’il a un département développement informatique, l’option de faire la création du logiciel est possible. Par contre, si l’entreprise n’a pas de développeurs, il va devoir en faire la commande. Que ce soit la première option ou la suivante, il le coût de développement devrait être  assez lourd. De plus, l’utilisation de ce genre de logiciel n’est pas à la portée de tous. Surtout, que le jour l’entreprise décide d’upgrader ses logiciels, il y a une possibilité que le transfert de données ne soit pas possible ou difficile. Ce type de support présente donc des risques et du coup n'est pas conseillé.

 

Ces dernières années, de nombreux logiciels spécialisés dans la sécurité en entreprise voient le jour. C'est selon moi, la meilleure solution si votre entreprise dispose d'une personne a temps plein pour assurer la sécurité de votre entreprise et que la gestion des risques est au cœur de votre structure. Dans le cas contraire, le temps de saisie, le coût d'exploitation et les difficultés liées à l'utilisation d'un nouveau logiciel ne valent pas le coup de se lancer dans l'aventure.

 

Donc, pour résumer,  le fait  d’utiliser Word comme support principale n’est pas conseillé. Opter pour les logiciels spécialisés peut être intéressante si l'entreprise est de taille suffisante pour justifier du coût et du temps passé pour leur utilisation optimale. Pour les autres, principalement les TPE et PME, Excel est non seulement fiable mais flexible. La qualité et l'optimisation de votre travail déprendra donc du modèle sur lequel vous travaillez. Le choix du support présente donc un enjeux essentiel pour la suite de votre travail.

 

Le système de cotation optimal

Une fois votre type de support choisi, ce qui fera la différence entre les différents modèles est l'efficacité du système de cotation. Car l'ensemble des priorités en matière de sécurité pour votre entreprise sera régit par ce système.

Et sur ce point, toutes les cotations ne se valent pas !

 

Il s'agit en fait de "notes" qui seront attribuées à chaque risque afin d'en définir l'importance. Les notes sont attribuées selon 3 facteurs prédéfinis : la gravité, la fréquence d'exposition au risque et le niveau d'efficacité des mesures de prévention déjà en place. Ces notes sont ensuite additionnées, multipliées ou les deux et donnent un résultat qui permettra de hiérarchiser les risques selon leur importance.

 

Il existe de nombreuses variables, avec notamment le risque brut / risque net (avec la prise en compte des moyens de prévention), mais aussi des notes supplémentaire intégrant le nombre de salariés concernés par exemple. Mais tous ces systèmes ne sont que des dérivés.

 

Parmi les différents modèles de cotation disponibles en ligne, le mieux est d'utiliser un système de cotation qui ait fait ses preuves et surtout que les résultats soient cohérents avec le risque observé : un risque de coupure doit être inférieur à un risque mortel par exemple. Si vous notez de grosses aberrations dans vos résultats, c'est que le système utilisé n'est pas le bon.

 

Un support utilisable par tous les employés dans l’entreprise

Les choses simples sont toujours les mieux appréciées. Pour que tous les employés puissent comprendre, utiliser et mettre à jour le document unique, optez pour un modèle simple et concis. C’est aussi la meilleure façon pour que la réalisation de la liste des risques soit facilité. Il ne faut pas oublier que le document unique évolue en même temps que l’entreprise, il doit être mis à jour à chaque changement d'organisation, lors de l'arrivée d'une nouvelle machine, suite aux résultats d'un audit...

L’élaboration d’un document unique, un processus plus qu'un document.

Trop souvent, les personnes non initiées à la démarche pensent qu'il suffit de remplir un tableau pour avoir réalisé le document, mais en cas de présentation de ce document à l'inspection du travail, il faudra justifier de la démarche complète, qui est bien plus poussée que de remplir un tableau : explications...

 

Tous les modèles de document unique que vous trouverez en ligne doivent être inscrits dans un processus. Dans les grandes lignes, la démarche d’élaboration du document se décompose de la même manière.

 

En premier lieu, il y a la phase de préparation. C’est lors de cette phase qu’il faut cibler les personnes qui vont contribuer à l’élaboration du document unique. Vous pouvez inclure dans le groupe un ou des membres du CHSCT, les délégués du personnel, une personne venant du service de la santé au travail et un représentant venant de chaque unité de travail.

Notez qu’une unité de travail est l’équivalent à l’ensemble des postes et des personnes qui sont exposées aux mêmes risques.

 

Puis, planifiez une session visant à présenter la démarche et l’objectif de la constitution du document unique et de la détermination des risques.

 

Puis, il y a la présentation de la démarche. La réunion préalablement planifiée va se tenir lors de cette phase. Pendant celle-ci, il faut impérativement prendre le temps de faire un rappel sur la réglementation, définir ce qu'est le document unique de sécurité et son utilité. Après, présenter la démarche d’élaboration de celui-ci. Pensez également à faire un listing des accidents qui sont survenus dans l’entreprise. Les arbres des causes peuvent être retranscrits pour relever les détails des accidents. Il faut enregistrer les lieux, les causes et les postes sur lesquelles les accidents sont arrivés.

 

Ensuite, allez sur le terrain. Il s’agit de la phase d’identification des risques. Toutes les unités de travail vont être inspectées. Les risques relatifs à ces derniers vont être mis en relief. Parfois, les risques ne sont pas perceptibles, mais en posant les bonnes questions, et en envisageant tous les cas possibles, ils pourront être identifiés. La prudence et l’attention doivent donc être une priorité lors de cette phase. Les employés en poste peuvent aussi apporter plus de cohérence et de soutien pour trouver rapidement les sources de risque potentiel. Pour parfaire votre travail d’élaboration de document unique, vous pouvez trouver en ligne divers modèles inspirants. Des techniques de détection de risques et de formation sur l’élaboration du document unique y sont aussi disponibles.

 

La saisie et la cotation de l'évaluation des risques professionnels est la 3e phase du processus. C’est lors de cette phase que l’on procède à la hiérarchisation des risques. C’est-à-dire coter les risques de façon à donner à chacun un niveau d'importance. Il y a aussi  des modèles de grilles de cotation en ligne, qui pourront vous aider lors de cette phase. Si vous décidez de créer vous-même votre système de cotation, il faut qu’il soit le plus clair possible.

 

Ensuite, il faudra mettre en place un plan d'actions. Suivant les risques détectés et les accidents d'ores et déjà survenus, il faudra sélectionner les risques qui ont la note la plus élevée, ce sont les risques les plus importants dans votre entreprise.

 

Commencez par rechercher des mesures visant à les éliminer. Si l’élimination totale de ces risques n’est pas possible, il faut trouver un moyen pour les maîtriser de façon à les réduire le plus possible. Les dispositifs de protection collective, les systèmes d'alerte, ainsi que la mise en place des EPI (équipements de protection individuels) sont aussi entrepris lors de cette phase.

 

A ce stade, vous aurez réalisé le plus gros du travail ! Mais la suite est également indispensable, ne l'oubliez pas !

 

N'oubliez pas de mettre en annexe les résultats de votre évaluation de la pénibilité et la proportion des salariés exposés au sein de l'entreprise (Art. R4121-1-1 du Code du travail). Il faudra également ajouter le document relatif à la protection contre les explosions (Art.R4227-52), ainsi que l'inventaire des appareils de rayonnement ionisants utilisés ou stockés dans l'entreprise et l'inventaire de toutes leurs modifications (Art. R4451-37 du Code du Travail).

 

Et pour finir, vous devez vous assurer de la diffusion du document unique. Suivant la réglementation en vigueur, il doit être connu et mis à disposition de tous. Les représentants du CHSCT (ou de la DUP), les délégués du personnel, les salariés, doivent prendre connaissance du document unique de sécurité. Et l'inspection du travail, le médecin du travail et la CARSAT doivent pouvoir le recevoir sur demande.

 

Le moyen de diffusion du document unique n’est pas restreint. Du moment que tous les employés en aient connaissance, vous pouvez le mettre à disposition en version papier dans un lieux commun à tous et depuis peu, vous pouvez également le mettre à disposition sur votre réseau interne en version informatique. Par ailleurs, le règlement intérieur de votre entreprise doit présenter le moyen de le consulter.

Réédition et modification du document unique

L’employeur a l'obligation de s'assurer de la réalisation de ce document, par contre, il peut en sous-traiter sa rédaction auprès d'un organisme spécialisé, ou le faire faire en interne par quelqu'un qu'il jugera compétent en la matière.

 

D'après la réglementation, le document unique doit être revu au minimum une fois par an et modifié lors de toute évolution dans l'entreprise entraînant une modification des risques au poste de travail (modification d'organisation, arrivée d'une nouvelle machine...)

 

 

 

 

En résumé, l’élaboration d’un document unique de sécurité est une obligation réglementaire pour toute entreprise dès le premier salarié.

 

De nombreux modèles existent sur internet, mais tous ne se valent pas. Il faudra avant tout choisir le bon support en fonction de la taille de votre entreprise :

  • TPE, PME  privilégiez Excel,
  • PME et entreprises de taille plus importante, si vous avez du personnel dédié à la sécurité en entreprise et que le choix de votre société est d'investir dans la sécurité, alors faites le choix d'un logiciel spécialisé.

Ensuite, lors de votre choix, privilégiez les modèles simples, que toute personne dans l'entreprise sera capable de mettre à jour. Et focalisez toute votre attention sur le système de cotation, les résultats doivent être cohérents avec le risque perçu.