Le Document unique de sécurité sous format PDF

Le Document unique de sécurité sous format PDF

Depuis 2001, toutes les entreprises ayant un ou des salarié(s) ont l'obligation de réaliser un document unique afin d'assurer la santé et la sécurité de leurs travailleurs. Il s’agit de réaliser une évaluation des risques professionnels, de la rédiger et de la diffuser à l'ensemble du personnel.

 

Cette information semble complète, mais si vous n'êtes pas du métier de la sécurité, vous recherchez certainement davantage d'informations pour être capable de réaliser ce travail. Pour cela, quoi de mieux de trouver des exemples en pdf sur internet ? Oui, mais comment savoir si ce que vous regardez est de qualité ? Pouvez-vous vous lancer les yeux fermer ?

 

 

Prenez quelques minutes pour lire ce qui suit, ainsi, vous y trouverez l'essentiel de ce qu'il faut savoir pour ne pas se tromper. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et vous assurerez de présenter un travail de qualité en cas de contrôle de l'inspection du travail.

La première question à se poser : sur quel logiciel allez-vous travailler ?

En recherchant différents exemples sur internet, vous trouverez des documents réalisés sur Word, Excel ou même via des logiciels spécialisés. Mais comment choisir ? Utiliser celui que vous préférez ? Attention, chaque support a ses avantages et ses inconvénients, le choix doit être fait en fonction du type d'entreprise dans laquelle vous travaillez, bien plus qu'en fonction de vos préférences personnelles.

 

Explications :

Choisir d'utiliser Word

Il arrive encore parfois de croiser des documents réalisés sur Word. Généralement, cela s'explique  parce que c'est l'un des logiciels les plus simples d'utilisation.

 

Oui, mais l'est-il vraiment dans le cas présent ?

 

Un document unique est en fait un tableau, une liste des risques qui vont être "notés" selon une formulation précise. Avec le nombre de lignes réalisées, le nombre de calculs qui doivent être faits et les modifications régulières qui doivent y être associées, votre document unique s'apparentera davantage à une base de données, qu'à un rapport d'activité.

 

Dans ce cas, Word n'est pas conseillé, imaginez un peut le travail que cela représentera de faire manuellement tous les calculs et les mises à jour !

 

 

Si vous doutez encore, lisez les quelques lignes suivantes avant de vous décider.

Le format Excel

Excel est un logiciel tout aussi rependu que l'est Word. Vous pouvez donc opter pour cette solution sans pour autant vous lancer dans un nouvel investissement.

 

Dans le cas présent, le document unique nécessite d'utiliser des fonctions relativement simple : les additions ou multiplications automatiques, les tris en fonction des résultats et la mise en forme automatique.

 

Si vous ne maîtrisez pas suffisamment Excel pour savoir mettre en place les fonction dont je vous parle, pas de panique, utilisez des modèles de documents unique disponible sur internet, les formulations automatiques devraient être d'ores et déjà entrées, vous n'aurez plus qu'à remplir les cases.

 

 

En règle générale, les TPE et PME optent pour Excel, qui s'avère être le support le plus adapté. Grace à sa simplicité et à sa fiabilité, il permet de traiter une large gamme d’information en un temps très court. 

Le format Access

Comme nous l'avons dit plus haut, le document unique s'apparente à une certaine forme de base de données. Et qui dit base de données, dit... "Access".

 

Ainsi, vous avez la possibilité de créer votre propre base de données. Si cette idée peut en séduire plus d'un, attention tout de même : la création d'une base de donnée requière du temps, sans parler du temps que vous passerez (vous ou votre prédécesseur) à faire quelques modifications de cette base dans les années qui suivront.

 

 

Access peut être une bonne solution, modulable, personnalisable et répondant exactement à votre vision des choses, mais le temps et les compétences nécessaires à sa mise en place et son fonctionnement ne se justifient pas toujours. Conservez votre temps pour réaliser votre métier et pour tout ce qui attrait au document unique, privilégiez l'efficacité !

Se servir d’un logiciel spécialisé

Pas mal d’entreprises choisissent d’utiliser un logiciel spécialisé pour identifier, prévenir ainsi que de maîtriser le risque professionnel. Ces logiciels ont été développés pour répondre à toute sorte de demande, plus ou moins complexe des entreprises ayant généralement un service santé et sécurité dans leur entreprise. Il s'agit donc d'une solution adaptée pour les PME faisant partie d'un groupe ou d'une entreprise plus importante qui a une démarche proactive dans le domaine de la santé et de la sécurité. Le temps passé à remplir la base de données et à traiter les informations, suivre l'évolution du plan d'actions se justifie par la taille et l'importance que cette démarche a au sein de la structure.

 

Si cette solutions semble vous convenir, attention au choix du logiciel. Nous sommes aujourd'hui dans une course au développement et tous les logiciels ne se valent pas. Veillez à ce que votre logiciel vous permette de réaliser une extraction Excel de vos données afin de pouvoir changer de prestataire si besoin au bout de quelques années sans pour autant perdre l'historique de votre travail.

 

Le point fort de ces logiciels est qu'ils sont munis par défaut d’un système de cotation prédéfini. Il vous reste donc à trier ou à le modifier suivant vos besoins réels. Bien sûr, des tutoriels ou guides d’utilisation sont fournis, ainsi que des formations.

 

Pour tous ces avantages, il faut bien entendu  mettre le prix...

Mettre en place et appliquer son système de cotation

Lorsque vous choisirez le fichier pdf à partir duquel baser votre travail, concentrez votre attention du le système de cotation. Comme la réglementation française n'impose pas la forme du document unique, nous trouvons sur internet tout type de documents. Allant d'un document très précis et complet à un document de maigre qualité.

 

Le système de cotation est en fait un ensemble de "notes" attribuées à chaque risque selon un barème précis permettant de définir le niveau d'importance du risque dans l'entreprise. Ces notes permettront ensuite de faire ressortir les risques principaux pour lesquels vous prévoirez un plan d'actions.

 

Généralement, les variables d’intervention pour cette tache sont la gravité de la blessure en cas d'accident, la fréquence d'exposition au risque et le niveau de protection déjà en place pour éviter ou imiter le risque.

 

 

D'autres variables peuvent être ajoutées, telles que le nombre de personnes exposées ou un détail des modes de prévention. Parfois vous pouvez également dissocier le risque brut (gravité*fréquence) du risque net (impliquant le niveau de maîtrise du risque déjà existant). Mais toutes ces adaptations sont des informations supplémentaires, et non indispensables. Si vous souhaitez rester simple, ne vous embarquez pas dans ces calculs.

Réaliser un document unique, plus qu'un fichier, une démarche !

Réaliser un document unique est un travail à part entière, le nombre d'amendes à cause de document unique présent mais incomplet en sont un bel exemple.

 

Ainsi, évitez d'offrir les 1500 euros d'amende à l'état ou les 3000 euros s'il s'agit d'un cas de récidive. Je pense que vous préférerez que cet argent reste dans votre poche !

 

Pour vous permettre de dormir sur vos deux oreilles, réaliser votre document unique correctement dès le début, vous verrez que la démarche n'est pas compliquée, suivez le guide.

 

Étape 1 : La préparation. À ce stade, vous devez définir les personnes qui participeront à ce travail. Généralement conviez des délégués du personnels, membres du CHSCT ou de la DUP, des représentants de chaque service et/ou unité de travail.

Commencez à collecter les premières informations indispensables, telles que la liste des accidents déjà survenus dans l'entreprise (avec le plus de détails possible : type de blessure, nombre de personnes touchées, lieu, information sur le poste de travail impacté…). Récupérez également les informations vous permettant de présenter ce qu'est un document unique, la liste des étapes, le fichier vierge à compléter, etc. Commencez également à définir les différentes unités de travail qui serviront de base pour la réalisation du document unique.

 

Une unité de travail est un groupe de travailleurs impactés par des risques similaires. Par exemple, vous pouvez définir les unités de travail suivantes : la production, la maintenance, la logistique, l'administration (= les services RH, la direction, et tous les responsables passant la majeure partie de leur temps dans les bureaux : ils sont dans des services différents, mais son exposés aux mêmes risques).

 

Étape 2 : La présentation. Réunissez le groupe de travail et présentez lui le but de ce travail, l'obligation réglementaire, la démarche, les étapes...

 

Étape 3 : Puis passez sur le terrain. Visitez successivement toutes les unités de travail existantes. Un mini atelier de formation et d’échange est quelques fois nécessaire avant de passer à l’action proprement dite. Des méthodes plus efficaces et rapides sont partagées en ligne et vous pouvez les télécharger et vous en servir. À noter que certains risques ne sont pas visibles dès la première identification, il faut être très attentif et échanger au maximum avec la personne qui occupe le poste.

 

Étape 4 : De retour au bureau, saisissez les risques observés dans un fichier. A cette étape, le fichier créé est l’évaluation des risques professionnels proprement dite. Chaque risque devra être passé en revue afin de se voir attribuer une cotation. La cotation est un système de "note" que l'on attribue selon un barème préétabli (voir le paragraphe précédent sur le système de cotation).

 

Étape 5 : Une fois l'ensemble des risques rédigés et cotés, vous pourrez déterminer ceux qui seront les plus critiques. Ces derniers devront faire l'objet d'un plan d’actions. Il faut chercher dans un premier temps à supprimer le risque ou à défaut d’utiliser les équipements de protections (privilégiez les protections collectives, les EPI sont le dernier moyen de prévention d'un risque, ils doivent être utilisés lorsque qu'il n'y a plus d'autres moyens de protéger les salariés).

 

Étape 6 : Une des erreurs assez commune est de s'arrêter à l'étape n°5, mais la réglementation impose d'y associer des annexes. Il s'agit simplement d'ajouter les résultats concernant la pénibilité ainsi que le document relatif à la protection contre les explosions et enfin la liste des appareils à rayonnement ionisants utilisés ou stockés dans l'entreprise (avec les descriptions des modifications faites sur tout ou partie de l'appareil).

 

 

Etape 7 : La diffusion ou la communication du document unique de sécurité pour tous les employés de l’entreprise est obligatoire. Il peut être affiché dans un endroit visible par tous ou sauvegardé sur un serveur interne, plus pratique sous format PDF, à tous les employés de tous les niveaux. Il devra également être à la disposition des membres du CHSCT (ou de la DUP), des délégués du personnel, de l'inspecteur du travail, de la médecine du travail et de la CARSAT.

N'oubliez pas de mettre à jour vos documents

Enfin, n'oubliez pas de mettre à jour votre document unique, au minimum une fois par an et sinon lors de chaque modification dans l'entreprise (arrivée d'une nouvelle machine, réorganisation...) qui ont un impact sur les risques professionnels. 

En résumé, afin de vous mettre en conformité et ainsi pour échapper aux amandes prévues par le texte législatif, vous devez avoir réalisé le document unique de sécurité de votre entreprise. Son élaboration peut être assurée par l’entreprise elle-même ou grâce à l’appui d’un service externe. Le but d’un tel document est d’assurer la sécurité des travailleurs et des personnes se trouvant à proximité de l’entreprise. Ce travail, plus qu'un document s'inscrit dans une démarche qui doit garantir la sécurité de tous les salariés. Nous pouvons décrire ce travail selon un processus composé de sept étapes bien définies.  

 

Afin de garantir un travail de qualité, vous pouvez vous inspirer des différents modèles pdf que vous retrouverez en sur internet, mais attention, tous les modèles ne se valent pas ! Après avoir défini le support que vous utiliserez, définissez le système de cotation. Ensuite et seulement à ce moment là, vous pourrez réaliser votre évaluation des risques professionnels, composante essentielle de votre document unique. Mais ne négligez pas pour autant le plan d'actions ainsi que la mise à disposition du personnel.

 

 

Enfin, se document s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue et doit évoluer au rythme de l'entreprise.