Exemple de document unique de sécurité

Exemple de document unique de sécurité

Chaque entreprise est soumise à l’obligation de posséder un document unique "de sécurité". La loi exige, en effet, l’analyse et l’évaluation des risques liées aux différents postes de travail afin de protéger au maximum les travailleurs, les fournisseurs, les clients et l’environnement, et que celles-ci doivent être synthétisées sous la forme d'un document unique. Pour faciliter sa rédaction, vous pouvez consulter une multitude d’exemples sur internet, puis les comparer et/ou en faire la compilation, afin d’adapter à votre entreprise celui qui vous convient le mieux, mais attention, tous ne se valent pas !

 

Vous verrez rapidement une multitude de choix, mais comment faire le bon sans avoir un minimum d’informations ? Commençons par les bases :

Comment choisir son format : Word, Excel ou logiciel spécialisé

Aucune norme spécifique n’est destinée à la mise en forme du document unique d'après le code du travail, l’employeur est libre de choisir le support ou format qui lui semble le plus adapté. Certaines entreprises utilisent Word pendant que d’autres se servent d’Excel ou même d’un logiciel spécialisé. Explications :

En version Word

Un grand nombre de petites entreprises utilisent Word, généralement parce que c'est avec ce logiciel qu'ils sont le plus à l'aise, mais ce n'est pas forcément le plus adapté pou ce type de travail et utiliser Word peut faire perdre pas mal de temps :

 

Lors de l’évaluation des risques, on est amené à compléter un tableau à double entrées dont l’élaboration est assez complexe. Des calculs sont souvent nécessaires et les données peuvent être très volumineuses. Il va falloir gérer des données en quantité, les comparer, les trier, les hiérarchiser, les extraire ou en rajouter.

 

À ce stade, le document unique est similaire à une base de données, mais Word n'est pas adapté pour gérer ce type de fichiers, par exemple, il ne permet pas de faire des calculs automatiques, de trier les données automatiquement ou même de faire ressortir en rouge (automatiquement) les risques les plus importants.

 

Il est cependant assez courant de voir des documents uniques sur Word, il s’agit bien souvent de personnes étant plus à l’aise sur ce logiciel. Si vous faites partie de ces gens-là, vous devriez tout du moins essayer Excel, si vous utilisez un fichier préétabli, vous verrez que les informations à saisir sont principalement du texte et que pour les calculs automatiques et autres fonctions numériques à partir du moment où vous utilisez un fichier déjà mis en forme, vous n'aurez pas à vous en préoccuper.

En version Excel

Excel peut être une meilleure option pour servir de support lors de l’élaboration d’un document unique de sécurité. Les fonctions de base telles que les calculs automatisés, les filtres, les tris et la mise en forme automatique  sont suffisantes pour gérer les informations que vous allez collecter.

 

Pour les débutants prenez un fichier existant ! Vous n'aurez qu'à remplir les cases, les fonctions automatiques seront à votre service, sans même que vous n'ayez à comprendre leurs fonctionnement.

 

Aussi, Excel, utilisé dans le cas présent, est plutôt facile à manipuler mais surtout le temps de traitement des informations  est assez optimisé. Les données sur les risques seront alors plus faciles à gérer et à être traitées. Beaucoup d’exemples et de modèles d’évaluation des risques professionnels sont sous format Excel. Ils sont même proposés en ligne. Cela prouve qu’un nombre non-négligeable d’entreprises a décidé d’utiliser Excel comme support pour l’élaboration du document unique.

Utilisation d’un logiciel spécialisé

L’utilisation d’un logiciel spécialisé figure aussi parmi les solutions possibles pour réaliser votre document unique.

Dans certains cas, l’entreprise aura fait le choix de concevoir son propre logiciel, ce qui n’est pas une tâche facile, et sa réalisation exige beaucoup de temps et des compétences techniques particulières sans oublier les dépenses nécessaires.

 

Alors que la plupart des moyennes et grandes entreprises optent pour des logiciels disponibles sur le marché. Les entreprises faisant ce choix sont bien souvent des entreprises avec une démarche sécurité bien implantée, puisque le recours à ce type de logiciel peut être cher et chronophage. De plus, le secteur des logiciels est en constante évolution, ce qui induit que les performances ne sont pas toujours au rendez-vous.

 

Si vous souhaitez vous lancer, veiller à bien pouvoir extraire vos données sur Excel afin de pouvoir à tout moment changer de logiciel sans remettre en cause toutes les données saisies dans le cadre de votre travail.

Comment faire et choisir un système de cotation

Afin de définir vos priorités et ainsi choisir les actions que vous allez mettre en place dans votre entreprises pour en limiter les risques les plus importants, vous allez utiliser un système de cotation.

 

Ce système équivaut la associer des "notes" à chaque risque afin d'en définir l'importance.

 

Pour que le système vous offre les meilleurs résultats possibles, vous devrez définir le système de cotation à mettre en place. Chaque note doit être attribuée selon 3 facteurs préétablis : la gravité, la fréquence d'exposition et le niveau d'efficacité des mesures déjà établies. Ces note sont ensuite additionnées, multipliées (ou les deux) afin de donner une valeur définissant l'importance de ce risque.

 

Une fois que chaque risque s'est vu attribué une cotation, il va falloir l'utiliser pour définir les risques principaux de votre entreprise. Et c'est à ce moment là que vous verrez si votre système de cotation est adapté : un risque de coupure superficielle ne doit pas ressortir plus important qu'un risque mortel par exemple.

 

Parmi les exemples disponibles sur le web, le plus simple est de privilégier des modèles ayant fait leurs preuves. Puis, comme tout système, il y a des limites, il faudra ensuite faire preuve de bon sens dans la présentation des résultats.

Choisir un support facile à remplir et éditable par tous les employés dans l’entreprise

Pensez efficacité, ou mieux, efficience. Vous devez faire un document unique et vous souhaitez le faire le faire le mieux possible... Oui, mais le mieux possible ne veut pas dire aller dans un fort niveau de complexité, car plus le fichier sera complexe, plus vous y passerez du temps et plus la mise à jour sera difficile. Le risque, c'est de voir votre outil complètement refait quelques années plus tard pour le simplifier...

 

Ainsi, commencez petit et consolidez votre fichier au fils des années. À chaque fois qu’une modification intervient dans l’entreprise, le document unique doit être mis à jour. Les résultats ou les recommandations après l’audit (interne ou externe) vont également donner lieu à un réexamen des risques et donc une mise à jour du document unique de sécurité. Il est donc nécessaire d’avoir un document facilement éditable et de joindre une guide d’utilisation, afin que tous les employés puissent facilement se charger de la mise à jour qui doit se faire au minimum une fois par an. 

Ne vous posez plus de questions... Faites - le !

Les exemples de DU sont inutiles sans la démarche qui les complètent :

Maintenant que vous avez suffisamment de billes pour savoir comment choisir la forme de votre document unique, laissez -moi vous expliquer la démarche qui s'articule autour du document.

 

L'élaboration d'un document unique est un processus de 7 étapes qui s’adaptent à toutes les entreprises, quelque soit leur taille.

 

Tout commence par une phase de préparation pendant laquelle il est nécessaire de définir toutes les personnes qui vont participer à la rédaction du document. Des représentants du personnel, le service de la santé au travail, ainsi que des représentant de chaque service et/ou représentant par poste de travail doivent idéalement appartenir au groupe. Une réunion participative sera alors programmée. Il est crucial pendant cette phase de lister tous les accidents déjà survenus dans l’entreprise dans le passé. Si possible, apportez plus de précision telle que le type de blessure, le lieu, l’activité au poste.

 

L’étape suivante consiste à présenter la démarche. Il s’agit de réunir le groupe pour leur annoncer la méthodologie à suivre et la finalité.

 

Ne pas oublier les points essentiels tels que :

  • rappeler la réglementation,
  • expliquer ce qu’est un document unique de sécurité et comment le réaliser,
  • présenter l’accidentologie interne, apprendre la méthode d’identification et d’évaluation des risques professionnels.

 

Puis, passez sur le terrain : rendez-vous sur chaque unité de travail et dépistez les risques, identifiez les dangers qui y sont présents. Attention, certains risques sont parfois difficiles à être identifiés au premier coup d’œil. Donc il faut être très vigilant et attentif, coopérer avec l’ouvrier pour que le travail soit aussi cohérent et efficace.

 

Des exemples sont en ligne sur internet pour vous servir de source d’inspiration, vous aide comment identifier un risque et un danger, jusque même à vous guider comment aborder un salarié sur son poste de travail.

 

La prochaine étape est la saisie des données. Les risques sont listés dans le fichier puis cotés. Ensuite, les risques peuvent être triés selon leur importance.

 

Attention, il faut que toutes les unités de travail aient été étudiées. À ce stade, vous pouvez télécharger des exemples de formulaires disponibles sur internet après avoir choisi ce qui vous est plus convenable. Dans le cas où ce sera vous-même qui établirez votre propre support, il faut un système de cotation plus logique et le plus pragmatique possible.

 

 

Ensuite, vient la mise en place d’un plan d’actions. À partir des données enregistrées dans le support, sélectionnez les risques les plus importants. Puis, définissez un plan d’action à mener pour supprimer, ou à défaut, limiter ces risques.

 

Noter que l’alternative primaire est d’abord de voir comment le risque peut être éliminé. Si cette option s’avère impossible, il faut chercher à le réduire au minimum et le contrôler. Les dernières solutions sont évidemment la mise en place d’une protection collective, les moyens d'alerte, et enfin l’utilisation des EPI (équipements de protection individuels).

 

L’avant-dernière étape sont les annexes : les résultats de l'évaluation de la pénibilité et la proportion des salariés exposés au sein de l'entreprise. Art. R4121-1-1 du Code du travail. Le document relatif à la protection contre les explosions. Art. R4227-52 l'inventaire actualisé des appareils à rayonnement ionisants utilisés ou stockés dans l'entreprise. Ainsi que les descriptions des modifications faites sur tout ou partie de l'appareil. Art. R4451-37 du Code du Travail.       

 

L’étape finale est la mise à la disposition. Une fois, le document unique terminé, tous les personnes présents dans l’entreprise doit en avoir connaissance. Il doit être en libre consultation, que ce soit sur la forme papier ou numérique. Il doit également être présenté aux membres du CHSCT (ou de la DUP), aux délégués du personnel, et sur demande, à l'inspecteur du travail, la médecine du travail et la CARSAT.

 

Vous êtes libre de choisir la manière dont vous allez communiquer le document unique de sécurité à tous les salariés. L’essentiel est qu’il arrive à toutes les destinataires prévus (tous les employés).

 

Sans oublier que les modalités d'accès doivent être contenues dans le règlement intérieur de votre entreprise. 

A propos de la mise à jour du document unique

La rédaction du document unique est sous la responsabilité de l’employeur. Il n'est pas pas l'obligation de le faire lui-même, il peut le déléguer à une autre personne qu’il juge compétente sur le sujet.

Concernant sa mise à jour, plusieurs alternatives sont possibles :

 

· la participation collective des salariés à l’analyse et l’évaluation des risques professionnels. Cette action va améliorer la qualité et la pertinence des informations.

·   Aussi, vous pouvez faire appel à la sous-traitance, c’est-à-dire contacter des entreprises ou des consultants experts en sécurité professionnels. Leurs expertises permettront d’avoir un document pertinent et fiable.

· Si vous avez la chance d'avoir une ressource dédiée à la sécurité, la santé, 'hygiène et environnement, cette personne peut s'en charger.

 

 

Dans tous les cas, sans consultation sur le terrain, l'outil perdra de sa valeur, la consultation des travailleurs et la visite des différents services (et donc du temps consacré à ce travail)

Pour résumer :

La réalisation d'un document unique est simple, mais s'inscrit dans une démarche à part entière. Une fois le choix du support et de la cotation réalisés, il faudra réaliser un groupe de travail et travailler de paire avec le personnel. Vous trouverez facilement des exemples sur internet, mais tous ne se valent pas. C'est la raison pour laquelle je vous propose ici de télécharger des exemples qui ont fait leur preuves.