Comment faire l’évaluation des risques dans le cadre d’un document unique ?

Comment faire le document unique d'évaluation des risques professionnels ?

Réaliser le document unique de votre entreprise, c’est vous mettre en conformité avec la réglementation française et ainsi évitez de payer une amende qui pourrait être si facilement évitée !

 

 

Mais savez-vous comment se rédige un document unique ? Comment réaliser une évaluation des risques ? Voici quelques lignes qui vous aideront pour la suite :

Sommaire

 

Comment faire l’évaluation des risques dans le cadre d’un document unique ?

Qu’est-ce qu’un document unique ?

Qu’est-ce qu’une évaluation des risques professionnels ?

Comment réalise-t-on une évaluation des risques professionnels ?

Définir le logiciel à utiliser

Comment voulez-vous structurer votre évaluation des risques ?

La démarche

Derniers éléments à ne pas oublier

Qu’est-ce qu’un document unique ?

  • Un document obligatoire pour toutes les entreprises françaises dès le premier salarié.
  • Un document composé d’une évaluation des risques professionnels, d’un plan d’actions et d’annexes.
  • Un document qui définit tous les risques présents dans l’entreprise et les moyens mis en place pour maîtriser ces risques.
  • Une preuve que le responsable de l’entreprise a pris ses disposition pour prévenir les risques pour la santé et la sécurité de ses salariés, conformément à la réglementation en vigueur.

 

Qu’est-ce qu’une évaluation des risques professionnels ?

Une évaluation des risques professionnels est une liste de tous les risques présents dans l’entreprise. Chaque risque est évalué individuellement en fonction de différents critères prédéfinis.

 

Les résultats de l’évaluation des risques vont permettre de définir les priorités de l’entreprise afin de mettre en place des mesures pour la santé et la sécurité des travailleurs.

 

 

L’évaluation des risques professionnels prend généralement la forme d’un tableau (Word, Excel ou sur un logiciel spécialisé). C’est le document principal pour la réalisation du document unique de votre entreprise.

Comment réalise-t-on une évaluation des risques professionnels ?

Définir le logiciel à utiliser

Tout d’abord, vous allez devoir définir le format et le logiciel les plus adaptés à vos besoins.

  • Vous êtes une TPE, PME, sans responsable sécurité :

La sécurité des employés est de la responsabilité de l’employeur, mais il peut déléguer la réalisation du document unique à une personne qui lui semble en capacité de réaliser ce travail.

 

Si beaucoup de TPE / PME optent encore pour l’utilisation de Word (généralement parce que c’est un logiciel qu’ils connaissent bien), je vous le déconseille fortement. Une évaluation des risques professionnels est un document qui s’apparente plus à une base de données qu’un document texte et un tableau avec des calculs sur Word va vous faire perdre beaucoup de votre précieux temps.

 

 

Privilégiez donc Excel (ou logiciel similaire disponible gratuitement). Si vous partez d’un modèle préétabli, vous n’aurez même pas à vous soucier des calculs, ils se feront automatiquement, les couleurs aussi en fonction des résultats et vous n’aurez plus qu’à tirer vos conclusions. Bref, pratique et peu onéreux, la réalisation d’une évaluation des risques professionnels vous permettra de mettre en place votre document unique en peu de temps.

 

  • Vous être une PME ou grande entreprise avec un responsable sécurité

o   La sécurité est une priorité dans votre entreprise, vous y passez du temps et avez les moyens d’investir.

Dans ce cas, internet vous offre un large choix de logiciels spécialisés. L’évaluation des risques professionnels est la colonne vertébrale sur laquelle vous pourrez développer votre stratégie sécurité.

 

Beaucoup de logiciels offrent de nombreuses possibilités de gestion de données, mais tous les logiciels ne se développent pas à la même vitesse. La facilité d’utilisation varie grandement d’un logiciel à un autre et donc le temps de formation pour son utilisation. Il ne faut pas oublier que tout achat de logiciel s’associe à du temps de formation pour les responsables du document, les utilisateurs et les remplaçants. Il faut donc bien peser le pour les et contre avant tout achat et veillez à ne pas devenir dépendant de votre logiciel : toutes vos données doivent pouvoir être extraites sous la forme Excel afin de pouvoir récupérer votre travail à tout moment et changer de support dès que cela s’avère nécessaire.

 

o   La sécurité est importante, mais vous avez peu de temps et peu d’argent à investir.

Dans ce cas, ne vous posez plus de questions, passez par Excel. Vous gagnerez du temps de formation, vous trouverez sur internet des fichiers déjà créés, voir préremplis. Vous réaliserez les calculs automatiquement et une fois vos données saisies, vous aurez la possibilité de les trier pour faire ressortir les risques les plus critiques, et ainsi vous concentrer facilement sur l’essentiel.

 

Excel est un logiciel couramment utilisé dans les entreprises. Vous, tout comme vos collaborateurs pourront avoir accès aux données. Ils pourront, au fil du temps, participer activement à la mise à jour du document directement depuis leur poste.

Comment voulez-vous structurer votre évaluation des risques ?

Une fois le logiciel choisi, reste à définir les éléments que vous allez voir apparaître. Certains font partie des obligations réglementaires alors que d’autres sont plutôt lié au bon sens, voir aux éléments que vous souhaitez voir apparaître.

Si dans les textes législatifs et réglementaires, seuls le concept du document unique et les résultats sont exigés, la Circulaire DRT n°6 du 18 avril 2002 fait un point sur les éléments qui doivent apparaître de manière obligatoire dans votre document.

Dans les éléments obligatoires, vous avez :

  • L’inventaire des risques et des dangers.
  • Découper l’entreprise selon des « unités de travail »
  • L’évaluation des risques doit permettre la réalisation d’un « programme annuel de prévention des risques professionnels »comprenez qu’il faut faire un plan d’actions avec les résultats de l’évaluation des risques.

Le système de cotation, quant à lui, n’apparaît pas dans les textes mais est nécessaire pour évaluer les différents risques et, par la suite, définir les priorités.

 

S’il n’y a pas de système de cotation unique, défini par la réglementation, il existe cependant 3 critères indispensables pour définir une bonne cotation :

  • ·         La gravité : si le risque identifié se transformait en accident réel, quel serait le niveau de gravité ? Aurait-on un mort ? Une blessure handicapante ? Un accident avec arrêt de travail ? Un accident sans arrêt de travail ? …
  • ·         La fréquence d’exposition au risque identifié : l’employé ou les employés soumis au risque identifié sont-ils soumis au risque tous les jours ? Toutes les semaines ? Tous les mois ? Tous les 6 mois ? Tous les ans ?
  • ·         Le niveau de maîtrise du risque : a-t-on mis en place des mesures de prévention ou de protection efficaces pour prévenir du risque ? Par exemple, si nous sommes face à une grosse scie circulaire, a-t-on installé des capotages permettant de limiter les risques de coupure ? Ou a-t-on mis en place seulement des gants qui ne sont pas suffisant pour éviter ou limiter une coupure de ce type ? L’idée est de s’assurer que les mesures mises en place soient en adéquation avec le niveau de risque.

Ces trois risques sont ensuite additionnés ou multipliés pour donner une note finale qui définira le niveau de criticité attribué au risque. C’est cette note qui vous permettra de comparer les risques entre eux afin de mettre des ressources sur les risques les plus importants.

 

Pour information, en fonction des modèles de tableau que vous souhaitez mettre en place, vous pourrez trouver d’autres facteurs en plus, ou des calculs intermédiaires, mais l’essentiel est là, dans ces trois facteurs : gravité, fréquence d’exposition et niveau de maîtrise du risque.

 

 

C’est donc à vous de choisir, vous pouvez construire votre propre tableau avec les critères « sur mesures » pour coller parfaitement à votre vision de l’évaluation des risques, ou alors utiliser un tableau préétabli.

La démarche

Le principe est assez simple, il faut préparer la démarche, évaluer les risques, faire un plan d’actions, mettre en œuvre les actions, puis ré-évaluer les risques suite aux actions réalisées.

D’après la Ciculaire DRT n°6 du 18 avril 2002, la démarche de l’évaluation des risques professionnels est « une démarche de prévention qui se fonde sur des connaissances complémentaires d’ordre médical, technique et organisationnel » ce qui veut dire que l’évaluation des risques n’est pas un document à réaliser seul dans son bureau, mais une démarche intégrant différents acteurs au sein de l’entreprise.

 

Quels sont ces acteurs ? Les salariés (un représentant par service ou par unité de travail serait fort appréciable), les instances représentatives du personnels (CHSCT et délégués du personnel) et le médecin du travail en tant que conseiller de l’entreprise.

 

1.       Préparation de la démarche

Définissez le type de logiciel le plus adapté pour votre entreprise, le modèle de document que vous utiliserez, définissez votre groupe de travail, préparez et planifiez vos interventions. Puis présentez la démarche à votre groupe de travail, formez-les / informez-les du travail qui les attends, et des enjeux de ce travail.

 

2.       Evaluer les risques professionnels

La première chose à faire va être de se rendre « sur le terrain », dans les ateliers, dans les différents lieux de l’entreprise afin d’observer votre environnement de travail sous un nouvel angle. L’idée est d’identifier tout ce qui pourrait « mal finir », les objets qui pourraient tomber, les éléments qui pourraient percuter un travailleur, les émanations de produit qui pourraient être inhalées ou qui pourraient occasionner des brûlures chimiques, irritations ou allergies…

Une des questions courante à ce moment-là est : Comment peut-on s’assurer de n’avoir rien oublié ? La première chose à savoir est que l’INRS a publié une brochure (ED840) qui donne une liste des risques principaux à faire apparaitre dans le document unique. En amenant la brochure avec vous sur le terrain, vous pourrez repasser rapidement au travers des risques principaux et ainsi vous assurer qu’il n’y aura pas d’oubli majeur. Ensuite l’exhaustivité de ce document arrivera année après année, au cours de l’une des différentes revues annuelles.

 

Une fois la phase terrain réalisée, il va falloir saisir les données dans le document dédié. Puis réaliser la cotation, c’est-à-dire attribuer une note selon 3 critères et un barème définit préalablement.

 

3.       Faire un plan d’actions

Une fois l’évaluation de risques réalisée, il va falloir sélectionner les risques les plus critiques et mettre en place des actions efficaces afin de faire baisser année après année le niveau de risque au sein de l’entreprise.

Le plan d’actions doit être réaliser avec la contribution du CHSCT (pour les entreprises de plus de 50 salariés) ou à défaut avec les délégués du personnel.

 

4.       Mettre en œuvre les actions

Chaque service aura donc en charge de réaliser les quelques actions qui lui seront attribuées.

Afin d’inscrire cette démarche dans la durée, limitez le nombre de nombre d’actions à réaliser chaque année : pour commencer, vous pouvez demander de réaliser des actions pour les 3 plus gros risques sur l’entreprise si vous êtes une TPE ou dans chaque service si vous êtes une PME.

 

5.       Ré-évaluer les risques suite à la réalisation des actions

Une fois l’ensemble de la démarche réalisée, il va falloir repasser au travers du tableau et le mettre à jour en fonction des résultats obtenus.

Vous verrez ainsi d’année en année des risques diminuer, voire disparaitre.

 

 

Derniers éléments à ne pas oublier

Ajouter les annexes, le document unique est composé d’une évaluation des risques, d’un plan d’actions mais aussi d’annexes.

Ces annexes sont les données collectives utiles pour réaliser l’évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques professionnels (le fameux dossier anciennement appelé « pénibilité »). Il faut également mentionner la proportion des salariés exposés à ces facteurs qui apparaissent comme dépassant les seuils.

 

Enfin, le document unique doit être mis à disposition des travailleurs, du CHSCT, de la DUP, des délégués du personnels, du médecin du travail, de l’inspection du travail, de la sécurité sociale, des inspecteurs de la radioprotection pour les rayonnements ionisants.

 

Nous pouvons maintenant, conserver ce document en version papier ou numérique et informer l’ensemble du personnel sur le moyen d’y accéder.

Pour résumer

En résumé, l’évaluation des risque est un grand tableau dans lequel nous devons lister l’ensemble des risques professionnels présent dans notre entreprise. Il est de la responsabilité de l’employeur mais peut être délégué en interne ou par une entreprise spécialisée.

 

Dans tous les cas il s’agit d’une réalisation issue d’un groupe de travail dans lequel on retrouve à minima, le CHSCT et les délégués du personnels doivent participer.

 

L’évaluation des risques doit être suivi par un plan d’actions pour limiter les risques présents dans l’entreprise et les données permettant de mesurer l’exposition des salariés à certains facteurs de risque professionnels (anciennement « pénibilité »).

 

Enfin, ce document doit être disponible à l’ensemble du personnel et sur demande à un certain nombre d’instances.